仕事の指示を受けてメモしたのに、見返すと「何を、いつまでにするのだったかな」と迷うことはありませんか。

話を聞きながら全部を書こうとして、途中から追いつかなくなる方もいるかもしれません。ここでは、指示を受けた直後に使える「作業・期限・確認点」に分けるメモの例を紹介します。

職場や訓練で指定された様式・記録方法がある場合は、それを優先してください。この記事の方法は、使い方を相談するときの一例です。

メモは、次の行動に必要な情報を残すために

仕事のメモを取るときは、後で自分が作業を始める場面を思い浮かべてみてください。「何をするか」「いつまでにするか」「まだ分からないことは何か」が分かると、次に確かめる内容も整理できます。

相手の言葉をそのまま書く必要があるか、短い言葉で残してよいかは、仕事内容や職場のルールによって異なります。安全上の注意、対象、数量、手順など、重要な条件を省略してよいという意味ではありません。

メモの見た目を整えることより、必要な情報が残っているかを確かめることから始めてみましょう。

作業・期限・確認点の3つに分ける

書く内容が混ざりやすいときは、許可された用紙や記録欄に、3つの見出しを作る方法があります。

作業：何を、どこまで行うか

「資料」だけでは、作るのか、印刷するのか、配るのかが分かりません。例えば「会議資料を10部印刷する」のように、行うことまで残します。

対象の資料や必要な数量、作業の終わり方も、指示された範囲で書きましょう。短く書いても、後で意味が分かる言葉を選びます。

期限：いつまでに行うか

「今日中」「午後3時まで」など、伝えられた期限を残します。複数の作業を頼まれたときは、それぞれの期限を分けて書くと、確認する際にも使えます。

期限が伝えられていない、聞き取れなかったという場合は、推測で埋めず「期限を確認」と残してください。作業の順番に迷う場合も、指示した人に確かめます。

確認点：まだ分からないこと

例えば「片面か両面か」「どこに置くか」など、作業を進めるうえで不明な点を書きます。

分かっている内容と、確認が必要な内容を分けておくと、メモを見返したときに区別できます。不明な部分を、自分の予想で決めた内容として書かないようにしましょう。

架空の指示を、短いメモにしてみる

次は練習用の架空の例です。実在する勤務先や利用者の情報は使っていません。

この指示を聞いたとき、片面・両面の指定が分からなければ、次のように整理できます。

• 作業：指定された会議資料を10部印刷し、会議室の机に置く。
• 期限：午後3時まで。
• 確認点：片面印刷か、両面印刷か。

印刷を始める前に、「10部を午後3時までに印刷して、会議室に置くのですね。片面と両面のどちらでしょうか」と確かめます。相手の返答を聞いたら、メモにも反映します。

練習では、まずこの架空の指示を使って3欄を書いてみてください。実際の仕事の資料や個人情報を持ち出して練習する必要はありません。

書き切れないときは、確認してから動く

話の途中で追いつかなくなったら、書けた部分を使って確認する方法もあります。

「今、作業内容と期限を書きました。置く場所をもう一度教えていただけますか」のように、残せた情報と不足している情報を短く伝えてみましょう。

確認のために少し時間が必要なら、「メモを確認する時間をいただけますか」と相談します。職場の状況や指示の方法に合わせ、必要な点を確かめてから作業へ進みます。

その場でメモを取れない場合や、書く方法が負担になる場合は、許可された手順書・指示書など、どのような方法で内容を確認できるか相談してください。私物の機器や外部サービスへの記録、録音を自己判断で始めず、職場の記録・保管ルールに従いましょう。

訓練を通して、自分に合う情報の残し方を考える

「短い言葉なら残しやすい」「数量を書くときに追いつかなくなる」「聞き返す言葉に迷う」など、メモを取る場面を分けてみると、自分が困りやすいところも具体的になります。

しごとCLANでは、就職後の業務を意識した報告・連絡・相談、コミュニケーション、模擬業務などの実践的な訓練を行っています。また、訓練を通して得意・不得意や働き方の特徴を把握することも重視しています。

メモの上手さだけで自分を評価せず、「どの情報は残せたか」「どこで迷ったか」を整理する視点を持ってみてください。それは、就職準備の中で自分の困りごとを伝えるきっかけにもなります。

まずは、3つの見出しで一度整理してみる

仕事の指示をメモするときは、作業・期限・確認点を分けて残す方法があります。大切な条件を落とさず、分からない部分は推測で埋めずに確かめましょう。

まずは記事の架空例で3欄を書き、自分が見返したときに次の行動が分かるか確認してみてください。実際に使うときは、職場で指定された様式や記録方法を優先します。