WordやExcelで作業したあと、「保存したはずなのに、ファイルが見つからない」と困ったことはありませんか。

似た名前のファイルが並んでいたり、どの場所に保存したか思い出せなかったりすると、次の作業へ進みにくくなります。

そんなときは、「どこに保存したか」「何という名前か」「開いた内容は合っているか」を分けて確認してみましょう。この記事では、PC訓練や仕事の準備で試せる確認の習慣を紹介します。

見つからないときは、分かっていることから確認する

まず、使ったアプリと、覚えている保存先・ファイル名を整理します。保存した場所が分かる場合は、その場所に目的の名前のファイルがあるか確認します。

場所や名前が分からない場合は、あちこちを変更する前に、訓練の担当者や職場の確認先へ相談してみてください。「Wordで作った」「名前の一部は覚えている」など、分かる範囲から伝えられます。

見つからない原因を、保存忘れと決めつける必要はありません。ここではデータの復旧方法ではなく、保存先・名前・内容を確かめる方法を扱います。

保存する前に、職場や訓練のルールを確かめる

ファイルの保存先や名前の付け方に指定がある場合は、そのルールを優先します。分かりやすくしたいと思っても、既存ファイルを勝手に移動・削除したり、名前を変えたりしないようにしましょう。

自分のPC、共有の保存場所、クラウド上の場所など、使う環境によって保存先は異なります。個人のクラウドへ移したり、保存設定を変更したりする前にも、担当者へ確認してください。

WordやExcelの保存操作について、Microsoftの公式案内では保存先フォルダーを選び、ファイル名を入力する流れが示されています。ただし、アプリの種類やバージョン、保存環境によって画面や操作名が変わります。「名前を付けて保存」ではなく「コピーの保存」と表示されることもあります。

この記事の確認方法は、同じボタンや画面を全員に求めるものではありません。操作に迷ったときは、使っている環境の説明や担当者の案内を確認しましょう。

一つの練習ファイルで、保存から開き直しまで試す

これから保存の練習をするなら、実際の個人情報や業務ファイルではなく、架空の練習用データを使います。既存のファイルを書き換えず、新しい練習ファイルで試してみましょう。

開き直して内容を見ることは、確認の一つです。それだけで、すべてのデータの保存やクラウドの同期が完了したと保証するものではありません。保存できない、指定の場所を選べないなどの状態では、無理に進めず確認してください。

保存したあと、そのフォルダーからファイルを開き直して、練習で入力した文章があるか確認します。この例は一般的な練習の提案であり、しごとCLANの特定の訓練手順を示すものではありません。

迷った場所を振り返ると、次の練習が具体的になる

練習が終わったら、「PCが苦手」とまとめる前に、どの場面で迷ったか振り返ってみましょう。

例えば、「文字は入力できたけれど、保存先を選ぶところで止まった」と分けられると、次に確認したいことがはっきりします。困ったときも、「ここまではできた」「この場所が分からない」と伝えやすくなります。

しごとCLANでは、Word・Excel・データ入力などのPC訓練を含め、実際の仕事を意識した訓練を行っています。作業そのものだけでなく、訓練を通して自分の得意・不得意や働き方の特徴を把握することも重視しています。

まずは「どこに・何という名前で」を確かめる

保存したファイルを見つけるために、保存先と名前を分けて確認し、保存後には開き直して内容を見てみましょう。職場や訓練のルールを確認したうえで、一つの練習ファイルから試すことができます。

迷った場面を短く残しておくと、次の練習や相談の手がかりになります。自分に必要な確認を、一つずつ整理していきましょう。

参考：Microsoft「ファイルを保存する」、Microsoft「Microsoft Office でファイルの保存、バックアップ、回復を行う」、Microsoft「[ファイル] メニューからファイルを開く」