「ビジネスメールについて！」
こんにちは！
しごとCLAN天王寺です！
本日は「ビジネスメール」の講座を実施しました！
皆様、ビジネスメールといえばどういうような文章を思い浮かべますか？
何か堅い文章のイメージとかあるというのが多かったりしますがいかがでしょうか？
堅いイメージももちろんありますが、ビジネスメールはとても重要な社会人としての力といえます＞＜
では、どういったところが重要なのか？
- コミュニケーションの基本であること
- 相手と信頼関係を結ぶ大事なツールであること
- ビジネスを円滑にすすめるために必要なこと
が代表的なところでしょうか。
では、どういったことでビジネスに相応しいメールが作れるのかを見てみましょう！
次の構成を意識すると書きやすくなります！
- 宛先
- 件名
- 宛名
- 挨拶・名乗り
- 要旨や詳細
- むすび
- 署名
■宛先
これは相手のメールアドレスですね！
■「件名」について
件名は「明確かつ簡潔」に記入することが望ましいです。受信ボックスから一目でどういった要件なのか伝わる内容を心がけましょう！
例：【会議の依頼】、【応募書類送付について】など
■宛名
メールには本文に入る前に、書き出しは「宛名」から記入しましょう。
どこの誰宛なのかを明確することは重要です。
【例】
株式会社〇〇
〇〇部
〇〇 様
■挨拶・名乗り
挨拶は「いつもお世話になっております」など定番のあいさつ文を使用することをお勧めします！
間違っても「こんにちは！」とかフランクにならないようにしましょう！
初めての時でも「お世話になります」や「初めてご連絡致します」など使用することもあります。
【例】
お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。
初めてご連絡差し上げます。わたくし株式会社〇〇の〇〇と申します。
などが丁寧ですね！
■要旨や詳細
さて、いよいよ内容について書くのですが、ここも構成を念頭に入れて書くと論理的に文章になりやすいです。
全体的に意識することは、「誰に何をしてほしいのか」を端的にまとめてポイントをおさえることです。
なので、まずは「結論」から先に述べます。
その「結論」の詳細な情報や背景などを述べることを意識しましょう。
背景など伝えた後にそれを踏まえて相手にどのような反応を期待しているのか「具体的なアクション」を明確にしましょう。
そうしないと「こういうメッセージに対して何を求めているのだろう？」と相手を考えさせてしまいます。そうなると円滑なコミュニケーションとはいえなくなってしまいます。
【例】
○○株式会社
○○ 様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の営業部、クラン太郎でございます。
先日お話ししました○○プロジェクトに関する資料をお送りいたしますので、ご確認ください。
【添付資料】
– ○○プロジェクトの概要資料
– 進行スケジュール
資料についてご不明点やご質問がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。 今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
営業部 クラン太郎
電話: 06-1234-5678
■むすび
むすびは最後の締めくくりですね。
「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます」
「引き続きよろしくお願いいたします」
などの言葉です。
■署名
署名はメールで設定できるので、ぜひやり方を調べて自分の署名を作ってみましょう！
ビジネスで使用される署名は、
株式会社△△
営業部 クラン太郎
電話: 06-1234-5678
こういう内容のものが多いです。最近ではSNSのアカウントなども署名のなかにあったりしますね！
ぜひ皆様もビジネスメールを試しに書いてみてください！
