仕事の途中報告で何を伝える？終わったこと・残り・確認点を整理する

「途中で一度、進み具合を教えてください」と言われたものの、何を伝えるか迷うことはありませんか。

まだ全部終わっていないと、「報告できることがない」と感じるかもしれません。でも、途中報告では、その時点で進んだ範囲や残っている作業を伝えられます。

この記事では、就職準備や実習を控えている方に向けて、仕事の途中経過を短く整理する方法を紹介します。架空の作業を使って、報告のメモを一つ作ってみましょう。

途中報告は、今の状況を共有するためのもの

途中報告は、仕事がすべて終わったことを知らせる完了報告とは違います。「どこまで進んだか」「何が残っているか」を、途中の時点で共有するためのものです。

例えば、担当者と「作業の途中で一度報告する」と確認していたら、その時点で分かっている状況を伝えます。「順調です」だけでは伝わりにくいときは、終わった作業を具体的に添えてみます。

報告する相手・方法・時点は、職場の指示や決まりを優先してください。決まっていなければ、「誰に、どの方法で、いつ報告すればよいですか」と、作業を始める前に確認する方法があります。

作業が止まったり、自分では判断できないことが出てきたりしたときは、約束した報告時刻や完成まで待たず、職場のルールに沿って相談しましょう。

終わったこと・残り・確認点を分けてみる

何から話せばよいか迷うときは、次の3項目をメモにすると、伝える内容を整理しやすくなります。これはこの記事で紹介する整理案で、どの職場でも使う正式な書式ではありません。

終わったこと：どの作業が、どこまで進んだか。
残っていること：これから行う作業や、まだ済んでいない確認。
確認したいこと：判断に迷っている点や、教えてほしいこと。

件数で表せる作業なら、「20件のうち12件を入力しました」のように伝えられます。件数にしにくい仕事では、「資料の見出しまで作成しました」など、区切りで表しても構いません。

「入力が終わった」と「入力後の確認も終わった」は分けて伝えます。まだ確認していない作業まで、完了したように表さないようにしましょう。

確認したいことがなければ、無理に質問を作る必要はありません。必要に応じて「今のところ確認したいことはありません」と添えられます。

データ入力の途中経過を、短い報告にしてみる

ここからは、練習用の架空例です。20件のデータを入力する仕事で、12件の入力が済み、残り8件の入力と、入力後の確認が残っている場面を考えます。

日付の書き方で迷う点もあった場合、次のような伝え方があります。

入力済みの範囲と残りを伝える例

「データ入力の途中経過です。20件のうち12件を入力しました。残り8件と、入力後の確認が残っています。1件、日付の書き方で迷っているので、確認してもよいですか。」

最初に仕事の名前を伝え、今の状況、残りの作業、質問の順に並べています。12件は入力済みであり、入力後の確認まで終わったという意味ではありません。

この例文をそのまま覚える必要はありません。職場で求められている内容に合わせ、自分の言葉で短く伝えてみてください。

口頭で報告する際、相手が忙しそうなら、「途中経過の報告です。今、少しよろしいでしょうか」と切り出す方法もあります。待つよう言われた場合は、再度伝える時点や連絡方法を確認しましょう。緊急の連絡は、職場の対応ルールを優先します。

終わる時刻が分からなくても、現状は伝えられる

途中報告のために、終わる時刻を無理に約束する必要はありません。見込みが分からないときは、分かっている範囲と、まだ分からない点を分けて伝えます。

例えば、「残り8件の入力と確認があります。終わる時刻はまだ分かりません」と伝えたうえで、必要な確認を担当者に相談します。

口頭でまとめにくい場合は、メモを見ながら伝える方法や、職場で認められた連絡方法を使えるか確認する方法もあります。仕事の情報は、職場で認められた記録方法で扱ってください。

しごとCLANで、伝え方と自分の特徴を考える

しごとCLANでは、報告・連絡・相談など、実際の仕事を意識した実践的な訓練を行っています。訓練を通して、本人の得意・不得意や働き方の特徴を把握することも重視しています。

「話す前に短いメモがあると伝えやすい」「質問したい点を言葉にするところで迷う」など、練習して気づいたことは、自分の特徴を考える手がかりになります。

一度で上手に話すことだけを目標にせず、どの場面で迷ったか、どんな準備があると伝えやすかったかを振り返ることから始めてみましょう。

次の練習で、途中報告のメモを一つ作る

まずは、架空の作業や、職場で練習に使うことを認められた作業を一つ選びます。「終わったこと／残っていること／確認したいこと」を、それぞれ短く書いてみてください。

書いたメモを見て、何の仕事かを一言添えてから声に出してみます。確認点がなければ、その項目は無理に埋めなくても構いません。

練習のあとに、振り返ってみる

✓ 終わった作業と、残っている作業を分けて伝えられましたか。

✓ メモがあると話しやすいか、どの部分で迷ったかに気づけましたか。

途中報告では、すべての作業の完了を待たず、決められた時点で今の状況を伝えます。まずは短いメモを一つ作り、自分にとって伝えやすい方法を試してみてください。

参考：高齢・障害・求職者雇用支援機構障害者職業総合センター『発達障害者就労支援レファレンスブック（課題と対応例）』（2015年3月）190～191ページ。報告の内容・時点の確認や、内容を整理する練習について、支援者向けの対応例を参考にしています。この記事の3項目メモと会話例は、同資料の公式書式や掲載事例ではありません。資料の案内を見る

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